Privacycharter PHC BVBA

Uworx zet zich in om veiligheid, privacy, betrouwbaarheid en vertrouwen te creëren doorheen het gehele bedrijf. Hieruit volgt dat Uworx veel belang hecht aan het beschermen en respecteren van uw privacy. Uworx komt in contact met allerlei gegevens via verschillende kanalen. Om in overeenstemming te zijn met de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (of GDPR) wordt hier gedetailleerd uiteengezet wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u op elk moment inspraak hebt en welke controles worden uitgevoerd opdat dit charter stipt wordt nageleefd.

I. Terminologie

Dit charter is van toepassing op de verzameling, het beheer en het gebruik van uw gegevens door de entiteiten behorende tot Uworx.

Uworx houdt het bedrijf PHC BVBA in. PHC BVBA is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder BE 821.648.693 en wettelijk gevestigd op het adres Kapelanielaan 8, 9140 Temse, België. In de zin van de privacyregelgeving kan Uworx in enkele gevallen verwerker zijn en in andere verwerkingsverantwoordelijke. In dit laatste geval houdt dit in dat Uworx verantwoordelijk is voor de naleving van de privacyregelgeving als het gaat over uw persoonsgegevens.

‘Persoonlijke gegevens’ is een verzamelnaam voor alle informatie op basis waarvan een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, zoals de naam, het adres, het e-mailadres, het rijksregisternummer, de loongegevens, enzovoort.

‘Privacygevoelige informatie’ houdt bijzondere gegevens in zoals medische gegevens, gegevens over iemands geloofsovertuiging, ras, gerechtelijk verleden en seksuele geaardheid.

Het concept ‘verwerken’ wordt zo ruim gedefinieerd dat zo goed als elke bewerking van persoonlijke gegevens als een verwerking ervan wordt beschouwd. Denk maar aan het verzamelen, vastleggen, opslaan, bijwerken, wijzigen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, wissen, enzovoort.

De ‘verwerker’ is diegene die persoonlijke gegevens verwerkt in opdracht van een verantwoordelijke. Het ‘in opdracht’ verwerken van persoonlijke gegevens impliceert dat de verwerker niet zelf het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt. De bewerker handelt overeenkomstig de instructies van de verantwoordelijke en onder diens uitdrukkelijke verantwoordelijkheid. Wanneer de verwerker naast het uitvoeren van de taken als verwerker ook de persoonlijke gegevens voor eigen doeleinden verwerkt, is voor dat deel van de verwerking sprake van mede-verantwoordelijkheid.

De  ‘toestemming’ van een betrokkene houdt een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting in waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling een verwerking van persoonlijke gegevens aanvaardt.

De ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonlijke gegevens vaststelt.

Met de ‘betrokkenen’ in onderstaande aandachtspunten worden voornamelijk de klant en de gebruiker bedoeld.

II. Welke gegevens verzamelen we?

Persoonsgegevens die Uworx gewoonlijk verzamelt zijn persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken. Concreet zijn dit onder meer (zonder beperking):

  1. We verzamelen uw naam, geboortedatum en -plaats, kwalificaties en contactgegevens zoals uw adres, e-mailadres, telefoonnummer, gsm-nummer, faxnummer, functie, voorkeurstaal, en alle overige informatie die u ons zelf heeft verschaft in uw Curriculum Vitae.
  2. We kunnen ook gegevens verzamelen wanneer deze publiek toegankelijk zijn gemaakt, of wanneer u deze zelf openbaar heeft gemaakt op publieke/sociale media en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent in het kader van onze dienstverlening.
  3. Wanneer u contact met ons opneemt, houden wij in sommige gevallen die correspondentie bij.
  4. Wanneer u door ons tewerkgesteld bent bewaren we gebeurlijk feedback en evaluaties over u en derden waarmee u samenwerkt of voor werkt. Als u anderen feedback geeft, bewaren we dit meestal ook.
  5. We kunnen ook informatie verzamelen over uw gebruik van onze systemen zoals (zonder enige beperking) uw IP-adres, browser, en andere communicatiegegevens en de middelen waarvan u gebruikt maakt. Door deze informatie wordt het in de toekomst gemakkelijker onze systemen te gebruiken.
  6. Ook gegevens die we verkrijgen via derden of uit contracten, contactformulieren, betaalgegevens, bestellingen, enz. houden we bij.
  7. Van werknemers van Uworx houden we bij:
    • Uw nationaliteit, kopie van identiteitsdocumenten, bewijs van adres en eventueel kopieën van documenten waaruit blijkt dat u kan werken op de locaties waar u aan de slag gaat (visums, werk- of arbeidsvergunningen, etc.)
    • Salarisgegevens, gegevens van uw bankrekening, uw Burgerservicenummer (BSN), uw belastingtariefgroep, fiscaal nummer, inhoudingen en eventuele randvoorwaarden)
    • Aan- en afwezigheidsregistraties, bestede tijd aan opdrachten, training, promoties, onderzoeken en disciplinaire zaken
    • Details over de personen die ten laste van jou vallen en jouw nauwe verwanten (gezinsleden en directe familie)
    • Reisinformatie (reisdatums, creditcardgegevens, paspoortnummer, gemaakte onkosten) voor het onderhandelen over, regelen en aanschaffen van alle reisgerelateerde zaken (bijv.: vliegtickets, trein-, hotel- & huurautoreserveringen) en de vergoeding van reiskosten
  8. Voor professionele klanten, leveranciers of bedrijven waarmee we een samenwerkingsverband (kunnen) opstarten, houden we naast de gegevens hierboven vermeld ook
    De bedrijfsgegevens bij zoals het btw-nummer of ondernemingsnummer
    De coördinaten van de contactpersonen van de juridische entiteit (naam, functie, telefoon …) alsook van de vennoten en/of van de partners in de zaak.

III. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Uworx verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

  1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Uworx en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie.
  2. Om een zakelijke relatie met u of uw bedrijf of organisatie aan te gaan.
  3. Om u proactief Curriculum Vitae’s en profielbeschrijvingen van geschikte kandidaten voor te stellen en de eventuele hieruit voortvloeiende sollicitatiegesprekken te organiseren.
  4. Om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen afhandelen en om u verzoeken of vragen te beantwoorden wanneer u ons contacteert. Op die manier kunnen we u bijvoorbeeld een digitale factuur of arbeidsovereenkomst doorsturen, een gepaste tewerkstelling vinden voor jou, op een gepaste wijze communiceren of een pakket naar het juiste adres versturen.
  5. Om u uit te nodigen voor evenementen, nieuwsbrieven en promoacties. U kan zich te allen tijde uitschrijven van toekomstige marketingcommunicaties.
  6. Om aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.
  7. Om bij aanvang van uw werkzaamheden voor Uworx
    • De arbeidsovereenkomst na te leven
    • De overige HR-activiteiten uit te voeren (zoals taakbeheer, aan- en afwezigheidsbeheer, beheer van opleidingen en people management, kostenbeheer en disciplinaire procedures)
    • Toe te zien op het respecteren en naleven van het interne beleid en procedures
    • Incidenten en klachten te onderzoeken en hierop te reageren
  8. Om u toe te laten uw rechten uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.
  9. Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie uitschrijven. U kan dit doen door ons een e-mail te sturen of door in de reclame-e-mails te klikken op de uitschrijflink.

IV. Op basis van welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wanneer u met of via Uworx werkt, is het verwerken van persoonsgegevens voor alle genoemde doelen gebaseerd op verwerkingsgronden zoals onze (pre)contractuele relatie en alle daaraan verbonden wettelijke verplichtingen. Wanneer we met u of met uw bedrijf of organisatie een overeenkomst onderhandelen of sluiten, hebben we van u of van de daarbij betrokken personen van uw bedrijf of organisatie een aantal gegevens nodig om een gepaste offerte te kunnen indienen en bespreken, om die overeenkomst te kunnen voorbereiden, opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren. Bij de uitvoering van een overeenkomst voor werving & selectie communiceren wij uw contactgegevens of die van de door uw bedrijf of organisatie daartoe aangeduide personen, aan onze kandidaten, zodat zij weten tot wie ze zich moeten wenden wanneer ze zich dienen voor te stellen of wanneer ze hun opdracht aanvatten en/of uitvoeren.

We verwerken uw persoonsgegevens alleen op basis van andere gronden wanneer u daar toestemming voor geeft (een andere verwerkingsgrond). Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie en nieuws via e-mail.

IV. Termijnen

  1. Bewaringstermijn
    Uworx bewaart uw persoonlijke gegevens zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze doelstellingen en de naleving van onze wettelijke verplichtingen.
  2. Termijn om een verzoek in te willigen
    Elke betrokkene heeft het recht om zijn toestemming in te trekken, geïnformeerd te blijven over de doeleinden van hoe zijn gegevens worden verwerkt, zijn gegevens aan te passen, over te plaatsen, te verwijderen of in te kijken. Indien een medewerker geconfronteerd wordt met een van bovenstaande verzoeken vanwege de betrokkene, zal deze dit verzoek zo snel mogelijk inwilligen. Daarenboven zal dit verzoek binnen een termijn van 1 maand beantwoord worden.

V. Gegevens doorgeven aan derden

Alleen indien noodzakelijk voor de verwezenlijking van de uitvoering van de vooropgestelde doelstellingen zoals de tussen ons bestaande overeenkomst of het nakomen van een wettelijke verplichting kan Uworx bepaalde van uw persoonlijke gegevens aan derden overmaken. Indien we dat doen, leggen we contractueel vast met de verwerkers dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. Zo zal deze verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens gewist worden van zodra die verwerker de opdracht heeft voltooid.

  1. Aan onze leveranciers
    We kunnen bijvoorbeeld een leverancier inhuren om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van de overeenkomst. Tussen deze leverancier en Uworx wordt telkens een verwerkersovereenkomst afgesloten. De leverancier(s) zijn gehouden de contractuele en overige wettelijke verplichtingen om vertrouwelijk met uw gegevens om te gaan en uw privacy te respecteren na te leven. Deze hebben uitsluitend toegang tot de gegevens die vereist zijn om de werkzaamheden uit te voeren.
  2. Voor onze klanten/mogelijke werkgevers
    We delen uw gegevens met klanten die banen/opdrachten aanbieden waarin u geïnteresseerd kunt zijn of die uw profiel interessant vinden. Zij zijn gehouden aan contractuele en andere geheimhoudingsverplichtingen ten aanzien van uw gegevens, zowel naar ons als naar jou.
  3. We delen uw gegevens met de overheid, de politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties
    Indien Uworx, op discretionaire wijze, van mening is dat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, daar het recht toe hebben of als dit voorzichtigheidshalve nodig zou zijn om dit te doen.
  4. Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw gegevens aan andere ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van de Uworx.

VI. Beveiliging van uw gegevens

De persoonlijke gegevens moeten beschermd worden tegen toegang van onbevoegden, verlies of vernietiging. Uworx verzekert een vertrouwelijke verwerking van persoonlijke gegevens. De medewerker houdt zich eraan de persoonlijke gegevens waarmee hij/zij in contact komt op een beveiligde manier te bewaren en verwerken. De medewerkers doen dit door middel van fysieke, administratieve en technologische maatregelen:

    1. Beveiligde bewaring van informatie
      Alle persoonlijke gegevens worden beheerd door Uworx. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven binnen de entiteiten van Uworx. Binnen Uworx zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar in functie van hun bevoegdheden toegang toe moeten hebben.De medewerkers zorgen ervoor dat de gegevens op een veilige manier worden bewaard en beveiligd. Wanneer de medewerker gegevens verkrijgt worden deze opgeslagen op Nomadesk hetgeen beveiligd wordt met een paswoord.
    2. Cookies en SSL-certificaatUworx verzamelt gegevens wanneer u een website van Uworx bezoekt of u doorklikt op een e-mail. Dit gebeurt via cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch door een bezochte internetpagina op de computer van u als bezoeker worden geplaatst. Voor meer informatie rond het gebruik van cookies, kunt u onze cookie policy raadplegen https://uworx.com/cookie-policy-uworx/. U kan het gebruik van cookies uitschakelen via de instelling van uw webbrowser, maar hierdoor is het mogelijk dat de website niet correct functioneert. Daarnaast is onze website ook beveiligd met een SSL-certificaat. Op die manier is de website onder andere beter beschermd tegen hackers die gevoelige data willen onderscheppen.
    3. Check list
      Elk kwartaal zal de ondersteunende verantwoordelijke een checklist overlopen met elke medewerker. Op die manier wordt op regelmatige basis nagezien of de genomen maatregelen nog steeds in overeenstemming zijn met de vereisten die de GDPR vooropstelt.

VII. Wat zijn uw rechten?

De GDPR heeft tot doel burgers controle te geven over hun persoonlijke gegevens en bevat om die reden een aantal verplichtingen gericht op het beschermen van de rechten van het individu. De belangrijkste zijn:

  1. Toestemming
    U heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking en uitwisseling van uw gegevens te geven. Daarnaast heeft u het recht uw toestemming terug in te trekken.
  2. Informatie (Information)
    U heeft het recht geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld en verwerkt en wie toegang heeft tot uw gegevens.
  3. Toegang (Access & Rectification)
    U heeft het recht om toegang en inzage te krijgen over welke persoonlijke informatie van u werd geregistreerd en om – indien nodig, wanneer bepaalde informatie onjuist is – die informatie aan te passen of te vervolledigen.
  4. Het recht om vergeten te worden (The right to be forgotten)
    U heeft het recht ons te vragen te stoppen met het verwerken van uw gegevens (of te beperken) of uw persoonlijke gegevens geheel of gedeeltelijk te verwijderen.
  5. Recht op bezwaar (Objection)
    U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Uworx.
  6. Data overdraagbaarheid (Data Portability)
    U heeft het recht om verwerkte en opgeslagen informatie over u te ontvangen in een draagbaar en leesbaar formaat of te laten overplaatsen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  7. Uworx die uw gegevens rechtstreeks verzamelt, is verantwoordelijk voor deze gegevens.
    Uworx zal u op de hoogte te stellen als de beveiliging van uw gegevens niet wordt gerespecteerd of in geval van verlies van uw gegevens.
  8. Als u zich zorgen maakt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u in eerste instantie contact opnemen met Uworx. In tweede instantie kunt u een beroep doen op de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, Tel 02 274 48 00 of commissie@privacycommission.be

Om deze rechten uit te oefenen, dient u een duidelijk verzoek te richten aan Uworx waarin helder staat wat u wenst te weten, corrigeren of wissen. Dit verzoek moet ondertekend en gedateerd zijn en een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart bevatten. Indien u wenst dat we uw gegevens wissen, dient u dit ook specifiek te motiveren. Indien aan deze voorwaarden voldaan is, zal Uworx zo snel mogelijk aan uw vraag voldoen en u hierover berichten. Indien u nog vragen of opmerkingen over deze Privacy Verklaring heeft of wilt u meer informatie over hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen mail ons dan op info@Uworxgroup.be.

Uworx kan u helaas niet bijstaan in het uitoefenen van uw rechten ten opzichte van de persoonsgegevens waarvoor Uworx geen verwerkingsverantwoordelijke is.

Uworx kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze Privacy Charter. De meest actuele versie kan u te allen tijde inzien op onze websites.
(versie 28 mei 2018)

CONTACT

info@uworx.com
+32 03 292 69 97

HEADQUARTERS

Kapelanielaan 8
9140 Temse